Organizar un evento de conexión

El mejor modo de conectarte con entidades empresariales o sin ánimo de lucro es organizar un evento social, ya sea porque quieres comunicar alguna novedad, celebrar cualquier éxito o simplemente por el hecho de interactuar con quien te rodea. Es un momento de reunión donde queremos que todo salga a la perfección. Pero, ¿cómo organizar un evento de conexión que sea un éxito?

A continuación te vamos a dar 7 consejos que te ayudarán a responder esa pregunta.

  1. Determina los objetivos del evento social
    A la hora de organizar un evento social, lo primero que tienes que hacer es preguntarte: ¿Qué quieres conseguir con este evento? Dependiendo de los hitos que te hayas marcado tendrás que enfocarlo de una manera u otra.
    Si se trata de una celebración como pueda ser un cumpleaños o unas bodas de plata, el ambiente será distendido y familiar y el evento se desarrollará de forma natural.
    Si, por el contrario, se trata de un evento social destinado a presentar un producto o a celebrar algún éxito de empresa, el ambiente será más sobrio, pero sin olvidar de que se trata de un evento social y, por tanto, la diversión y el entretenimiento forman parte del momento. Será recomendable también hacer un guión que te ayude a conducir el evento y manejar los tiempos.
  2. Planifica bien el programa del eventoLa planificación abarca desde la logística, el tiempo de montaje, los horarios de llegada y actividades, hasta la temática o todo lo que tenga que ver con lo visual.
    Este trabajo se comprende de dos aspectos fundamentales:

    1. Por un lado, la elección, planificación, asignación, ejecución y control de las tareas previas al evento, y también por descontado las invitaciones. Gran parte del éxito del evento social radica en la asistencia, lo ideal, por usos y costumbres, es enviarlas unos 20 días antes.
    2. Por otro lado, el diseño de la agenda del evento: a qué hora comenzará, a qué hora está previsto que finalice, qué actividades se van a desarrollar y en qué Es importante tener todos los ángulos cubiertos y contar siempre con un plan B que nos saque en un momento dado de un apuro.
  3. Elige la fecha adecuada
    Otro aspecto importante a tener en cuenta es la fecha. Queremos que a nuestro evento acuda el mayor número de personas. Por eso, lo ideal es encontrar una fecha que no coincida con ningún otro acto social, festividad o acontecimiento destacado.
    El objetivo es que nuestro evento sea lo más relevante de ese día para nuestros invitados.
  4. El lugar es clave
    Si la fecha es importante, el lugar es clave para el éxito de tu evento.
    Son muchos los factores a tener en cuenta a la hora de elegir un lugar, las dimensiones del local, la distribución del mismo, la ubicación, etc. Para encontrar un buen lugar, asegúrate que:

    1. Está bien comunicado con transporte público o de fácil estacionamiento.
    2. Tiene la envergadura suficiente como para acoger tu evento. Si el salón es demasiado grande, parecerá que hay poca gente y, si es demasiado pequeño, resultará incó
    3. Está acondicionado con las necesidades técnicas que se requieren para tu evento (equipo de sonido si hubiera que hablar en público o música en directo, iluminación adecuada, etc.)
  5. Fíjate un presupuestoEs primordial contar con un presupuesto para asegurarse de que el evento social no se te va de las manos. Un evento te puede costar lo que te quieras gastar. Por eso, definir un presupuesto, te ayudará a controlar los gastos.
    Concreta qué partida del presupuesto va a ir dedicada a cada parcela del evento y guarda un pequeño porcentaje para cubrir posibles imprevistos.
  6. Organiza a tus invitadosTus invitados son lo más importante del evento, al fin y al cabo, estás organizando el evento para ellos. Por eso, es fundamental tenerlos atendidos, divertidos y organizados.
  7. Crea ambiente con actividades durante el eventoTener actividades programadas también ayudará a crear un buen ambiente y a mantener a tus invitados entretenidos. En función del evento social que estés organizando, la música en directo, contratar un monologuista o un mago, pueden ser tus mejores aliados.

Para terminar, está pendiente de ellos, pregúntales si todo está bien, si se están divirtiendo, etc. Su opinión es importante y te ayudará a conocer en qué puedes mejorar a la hora de organizar tu próximo evento social.

Estos son los aspectos básicos a tener en cuenta a la hora de organizar un evento de éxito, pero sabemos que pueden surgir imprevistos que compliquen la organización.

A veces lo barato sale caro. Tomar una decisión en base a una diferencia económica es un riesgo innecesario que no debes asumir. En nuestros años de experiencia hemos provisto a miles de eventos de todo lo necesario para alcanzar sus objetivos. En Ke Alquila siempre recomendamos contar con expertos en organización y lugares con recursos suficientes para salir airoso de cualquier imprevisto.